Das korrekte Erfassen der Arbeitszeit ist gesetzliche Pflicht und ein wichtiger Schutz für die Arbeitnehmenden. Wir haben für Sie Apps und Tools sowie umfassende FAQ rund um die Arbeitszeiterfassung zusammengestellt.
Ihr Arbeitgeber ist rechtlich verpflichtet, Ihre Arbeitszeit zu erfassen. Nur so können die geleisteten Arbeits- und Überstunden verlässlich festgehalten und auch überprüft werden, ob die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden. Das Erfassen der Arbeitszeit schützt Sie wirksam vor Gratisarbeit, Stress und Überarbeitung und reduziert die Unfallgefahr. Das Gesetz legt Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten fest. Die Arbeitszeiterfassung ist das Mittel, um die Einhaltung des Gesetzes zu überprüfen.
Ausnahmen: In der Schweiz können Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung entbunden werden. Diese Ausnahme gilt aber nur für mittlere Kader mit hohem Lohn und «überdurchschnittlicher Arbeitszeitautonomie». Die Begründung ist, dass bei flexiblen Arbeitszeiten auf Vertrauensbasis auf die Zeiterfassung verzichtet werden könne.
Es liegt in der Verantwortung Ihres Arbeitgebers, die Arbeitszeit vollständig, umfassend und nachvollziehbar zu erfassen. So sieht es das Arbeitsgesetz vor. Der Arbeitgeber muss Ihnen ein geeignetes Instrument zur Zeiterfassung zur Verfügung stellen.
Wir empfehlen, die Arbeitszeit auch dann zu erfassen, wenn Sie von der Erfassungspflicht befreit sind. Nur so behalten Sie den Überblick über Ihre tatsächlich geleisteten Stunden. Zu diesem Zweck finden Sie hier einige Tools zur Zeiterfassung. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um Behelfsmittel handelt. Diese ersetzen nicht gesetzes- und betriebskonforme Zeiterfassungsinstrumente, wie sie nur Ihr Arbeitgeber bereitstellen kann und muss.
Tipp: Gleichen Sie Ihre Zeiterfassung Ende Monat mit der Zeitabrechnung ab, die Ihr Arbeitgeber Ihnen aushändigt. Stimmen die beiden nicht überein, machen Sie Ihren Arbeitgeber darauf aufmerksam und legen Sie ihm Ihre Aufzeichnungen vor.
Gemäss unserer Erfahrung eignen sich Apps gut zur Zeiterfassung. Wir können Ihnen beispielsweise «Timesaver», «WorkTimes» oder «Week Timer» empfehlen (ohne Gewähr). Bei allen drei Apps können Sie die Pausenzeiten eingeben und die Stundenübersicht exportieren. Bitte beachten Sie, dass die Zustimmung für Berechtigungen einer App auf Ihre eigene Verantwortung erfolgt.
Von Openconcept, gratis und als Mobile oder Desktop-Version für iOS und Android verfügbar.
iOS App Store
Android Google Play
Dies sind kostenpflichtige, intuitive Apps mit vielen individuell einstellbaren Spezifikationen.
WorkTimes (Florian Mielke) iOS App Store
Arbeitszeit: Überstunden und Produktivität (Serarni Apps) Android Google Play
Week Timer (DM Design) iOS App Store
Falls Sie lieber mit einer Excel-Tabelle statt mit einer App arbeiten, können Sie das Erfassungsformular verwenden. Dieses können Sie auch über die gratis MS-Excel-App auf Ihrem Smartphone bedienen. Beachten Sie bitte, dass die Excel-Tabelle einfach gehalten ist, um möglichst vielen Arbeitnehmenden das Nutzen zu ermöglichen. Darum kalkuliert die Excel-Tabelle keine Überstunden und Überzeit. Das Excel-Formular steht Ihnen kostenlos zur Verfügung. Technischen Support können wir Ihnen nicht gewähren.
Formular / Tabelle zur Zeiterfassung 2024 (Excel, aktualisierte Version 9.1.2024)
Formular / Tabelle zur Zeiterfassung 2023 (Excel)
Anleitung zur Zeiterfassungstabelle 2017 (PDF)
Die gesetzlichen Bestimmungen zu den Arbeitszeiten und ihrer Erfassung werfen viele Fragen auf. Auch wenn die Gesetzgebung klar ist, kennt sie viele Ausnahmen. Dies erst recht, seit die «Stempelpflicht» mit einer Verordnung aufgeweicht wurde. Hier finden Sie kurze Antworten auf häufig gestellte Fragen.
Schauen Sie in Ihren Vertragsdokumenten nach! Meistens ist die Arbeitszeit im Arbeitsvertrag bzw. in einem dazugehörigen Personalreglement, in einem GAV (und/oder in einem Normalarbeitsvertrag) geregelt. Beachten Sie, dass ein Arbeitsvertrag auch mündlich abgeschlossen werden kann.
Die Bestimmungen zu Arbeitszeit und Arbeitszeiterfassung finden Sie im Arbeitsgesetz sowie in den entsprechenden Verordnungen. Das Arbeitsgesetz enthält Minimalbestimmungen, die zwingend umgesetzt werden müssen. Zweck ist, dass die Arbeitnehmenden ein Mindestmass an Schutz erhalten. Arbeitgeber und Arbeitnehmende können trotzdem bessere Arbeitsbedingungen vereinbaren.
Die Normalarbeitszeit ist die Arbeitszeit, die Sie in der Woche arbeiten sollen. Sie wird in Ihrem Arbeitsvertrag, dem Personalreglement oder im Gesamtarbeitsvertrag vereinbart. Es kann aber auch sein, dass die Normalarbeitszeit sich ergibt, weil man im Betrieb immer so gearbeitet hat.
Die wöchentliche Höchstarbeitszeit ist eine gesetzliche Schranke, welche die maximale Anzahl Arbeitsstunden pro Woche festlegt. Diese liegt gemäss Art. 9 ArG bei:
Ob und wie Ihr Arbeitgeber Ihre Überstunden vergütet, hängt davon ab, was Sie vertraglich vereinbart haben. Es kann sein, dass Ihre Überstunden schon mit Ihrem Lohn vergütet werden. Es ist aber auch möglich, dass Sie Ihre Überstunden mit entsprechender Freizeit kompensieren können. Oder Sie haben im Vertrag einen Lohnzuschlag vereinbart. Das Gesetz ist nur dann anwendbar, wenn zu diesem Thema vertraglich nichts vereinbart wurde. In diesem Fall schuldet Ihnen der Arbeitgeber den Lohn samt einem Zuschlag von 25 Prozent zum Stundenlohn für die gemachten Überstunden (Art. 321c Abs. 2 und 3 OR).
Es gibt keine Pflicht, Überstunden zu kompensieren. Sie können aber mit Ihrem Arbeitgeber vereinbaren, dass Ihre Überstunden mit Freizeit kompensiert werden können. Schauen Sie in Ihrem Arbeitsvertrag, Personalreglement oder – sofern vorhanden – im Gesamtarbeitsvertrag nach. Wenn hierzu nichts ausgemacht wurde und Sie Ihre Überstunden nicht mit Freizeit kompensieren können oder wollen, dann haben Sie gemäss Gesetz (Art. 321c Abs. 3 OR) einen Anspruch auf Lohnzuschlag.
Sie machen Überzeit, wenn Sie mehr als die gesetzlich festgelegte wöchentliche Höchstarbeitszeit arbeiten. Sie haben einen gesetzlichen Anspruch auf einen Ausgleich der Überzeit in Form von Freizeit oder in Form einer Lohnvergütung samt Zuschlag von 25 Prozent zum Stundenlohn. Dieser Ausgleich ist zwingend vorgegeben, d. h. diese Regelung kann durch keinen Vertrag aufgehoben werden.
Die Zeit, während der Sie sich Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung halten, gilt als Arbeitszeit (Art. 13 Abs. ArGV 1). Dazu gehören auch alle Vorbereitungs- und Aufräumarbeiten am Arbeitsplatz. Der Arbeitsplatz ist der Ort, an dem Sie sich aufzuhalten haben, um die Ihnen zugewiesene Arbeit zu erledigen (Art. 18 Abs. 5 ArGV 1). Er kann im Betrieb oder ausserhalb des Betriebes sein.
Bei der Frage, ob der Arbeitsweg als Arbeitszeit gilt, ist folgendes zu beachten: Zunächst müssen Sie unterscheiden zwischen Ihrem Wohnort, Ihrem Arbeitsort (oder Ihrem Betrieb) und ihrem Einsatzort (wo Sie die tatsächliche Arbeit verrichten). Wichtig ist zu wissen, wo sich gemäss Vertrag der Arbeitsort befindet. Hiervon ausgehend gilt folgendes:
Beachten Sie, dass für Auslandseinsätze das schweizerische Arbeitsgesetz nicht anwendbar ist. Wenn vertraglich nichts vereinbart ist, haben Sie bei einem Auslandeinsatz keinen gesetzlichen Anspruch auf die Vergütung der Reisezeit. Das müssen Sie mit Ihrem Arbeitgeber vertraglich vereinbaren.
Bei der Arbeit auf Abruf arbeiten Sie nicht nach einem festgelegten Arbeitsplan, sondern zu einzelnen Einsätzen für Ihren Arbeitgeber. Der Einsatz selbst gilt als Arbeitszeit. Wenn der Einsatz von Ihrem Arbeitgeber angeordnet ist, gilt die Zeit, bei der Sie sich für den Einsatz bereithalten, als Arbeitszeit (Bereitschaftsdienst).
Allerdings muss das nicht heissen, dass die Zeit, in der Sie sich für einen eventuellen Einsatz bereithalten, gleich vergütet sein muss, wie die Zeit, in der Sie Ihren Einsatz leisten. Schauen Sie diesbezüglich in Ihren Vertragsunterlagen nach.
Beim Pikettdienst halten Sie sich neben der normalen Arbeit für allfällige Arbeitseinsätze bereit (Art. 14 Abs. 1 ArGV 1). Die Zeit, die Sie im Betrieb als Pikettdienst leisten, gilt als Arbeitszeit (Art. 15 Abs. 1 ArGV 1). Wenn Sie ausserhalb des Betriebes Pikettdienst leisten, kommt es darauf an, ob Sie tatsächlich zur Arbeit herangezogen werden. Wenn dem so ist, dann gilt die gesamte zur Verfügung gestellte Zeit als Arbeitszeit. In diesem Fall gilt auch die Wegzeit vom Wohnort zum Betrieb als Arbeitszeit. Bitte beachten Sie, dass der Pikettdienst nicht unbedingt gleich vergütet werden muss wie Ihre sonstige Arbeitszeit. Schauen Sie diesbezüglich in Ihren Vertragsunterlagen nach.
Das Arbeitsgesetz regelt die Mindestdauer von Pausen. Diese sind gemäss Art. 15 Abs. 1 ArG:
Von Gesetzes wegen sind diese Pausen um die Mitte der Arbeitszeit anzusetzen (Art. 18 Abs. 2 ArGV 1). Das Arbeitsgesetz regelt insofern den gesetzlichen Anspruch auf eine Mittagspause. Die kurze Kaffeepause am Vormittag bzw. am Nachmittag ist im Gesetz nicht enthalten. Das heisst, Sie haben aus dem Arbeitsgesetz keinen Anspruch auf eine Kaffeepause. Aber vielleicht gibt es ja eine vertragliche Vereinbarung? Schauen Sie nach, ob etwas zur Kaffeepause in Ihrem Arbeitsvertrag, im Personalreglement, im Betriebsreglement oder in einem Gesamtarbeitsvertrag geregelt ist.
Eine Sitzung über Mittag gilt als Arbeitszeit. Sofern Sie einen gesetzlichen Anspruch auf eine Pause haben, können Sie diese vor oder nach der Sitzung wahrnehmen.
Wenn Sie schwanger sind, dürfen Sie nicht über die vertraglich vereinbarte Anzahl Arbeitsstunden pro Tag arbeiten; keinesfalls mehr als 9 Stunden am Tag (Art. 60 Abs. 1 ArGV 1).
Wenn Sie das Ihrem Vorgesetzten vorher mitteilen, können Sie von der Arbeit fernbleiben oder die Arbeit verlassen (Art. 35a Abs. 2 ArG). Sie können also mehr Pausen machen oder ihre Arbeitszeit generell verkürzen. Allerdings ist damit nicht gesagt, dass Sie für Ihre Abwesenheit Ihren Lohn erhalten.
Sie sind daher gut beraten, Ihre Abwesenheiten mit einem Arztzeugnis zu belegen. Ab dem vierten Schwangerschaftsmonat haben Sie bei hauptsächlich stehenden Tätigkeiten Anspruch auf eine tägliche Ruhezeit (zwischen den Arbeitstagen) von 12 Stunden und eine zusätzliche Pause von 10 Minuten alle 2 Stunden (Art. 61 Abs. 1 ArGV 1).
Ab dem sechsten Schwangerschaftsmonat ist eine stehende Tätigkeit auf 4 Stunden pro Tag zu beschränken (Art. 61 Abs. 2 ArGV 1).
Stillen: Im ersten Lebensjahr Ihres Kindes haben Sie das Recht auf eine bezahlte Abwesenheit (Art. 60 Abs. 2 ArGV 1):
Gemäss Arbeitsgesetz haben Sie für Sonntagsarbeit von bis zu 5 Stunden ein Anrecht auf Freizeit von gleicher Dauer (Art. 20 Abs. 1 ArG). Sollte Ihre Arbeit am Sonntag mehr als 5 Stunden betragen, haben Sie Anrecht auf einen Ersatzruhetag, den Sie entweder eine Woche zuvor oder danach beziehen (Art. 20 Abs. 2 ArG).
Ob Sie einen Lohnzuschlag für Sonntagsarbeit bekommen, kommt darauf an, ob Sie regelmässig am Sonntag arbeiten oder nur vorübergehend (Art. 19 ArG).
Wenn Sie nicht mehr als sechs Sonntage pro Jahr arbeiten (inklusive der gesetzlichen Feiertage), haben Sie einen Zuschlag von 50 Prozent auf Ihrem Stundenlohn zugute (Art. 19 Abs. 3 ArG). Bei zeitlich befristeten Arbeitsverträgen kommen Sie ebenfalls in den Genuss eines Lohnzuschlags, wenn Sie innert drei Monaten höchstens einmal an einem Sonntag zum Einsatz kommen (Art. 40 Abs. 3 ArGV 1).
Bei mehr als sechs Sonntagseinsätzen haben Sie keinen Anspruch auf einen Lohnzuschlag. Der Arbeitgeber kann Sie nur mit Ihrem Einverständnis zur Nachtarbeit heranziehen (Art. 17 Abs. 3 ArG). Nachtarbeit gilt als Arbeitszeit. Sie haben Anspruch auf Ihren Lohn für die gesamte Zeit, die Sie in der Nacht, nämlich zwischen 23 Uhr und 6 Uhr, gearbeitet haben. Darüber hinaus haben Sie einen Anspruch auf einen zusätzlichen Ausgleich in Form von Zeit oder in Form eines Lohnzuschlags.
Wenn Sie weniger als 25 Nachteinsätze pro Jahr machen, hat Ihnen der Arbeitgeber einen Lohnzuschlag von mindestens 25 Prozent zum Stundenlohn zu bezahlen (Art. 17b Abs. 1 ArG). Wenn Sie mehr als 25 Nachteinsätze pro Jahr machen, schuldet Ihnen Ihr Arbeitgeber einen Zeitzuschlag von 10 Prozent (Art. 17b Abs. 2 ArG).
Möglicherweise gibt es bessere vertragliche Regelungen. Schauen Sie daher nach, ob in Ihrem Arbeitsvertrag oder in Ihrem Gesamtarbeitsvertrag zur Vergütung der Sonntagsarbeit etwas geregelt ist.
Falls Sie Teilzeit arbeiten und ein Feiertag auf Ihren freien Tag fällt, haben Sie gemäss Arbeitsgesetz kein Anrecht auf Nachgewährung des freien Tages. Wenn die Feiertage in die Ferien fallen, zählen Sie nicht als Ferientage. Die Ferien verlängern sich entsprechend.
Zuständig für die Kontrolle der Einhaltung der Bestimmungen zu Arbeitszeiten und Arbeitszeiterfassung sind die kantonalen Arbeitsinspektorate. Massgebend für das zuständige Inspektorat ist der Standort des Betriebs, also der Ort des Arbeitsplatzes. Die Kontakte aller Arbeitsinspektorate finden Sie unter www.arbeitsinspektorat.ch
Nein. Die Erfassung der Arbeitszeit liegt in der Verantwortlichkeit Ihres Arbeitgebers. Dieser muss auf Verlangen der Behörden die entsprechenden Unterlagen vorlegen (Art. 46 ArG). Das Arbeitsgesetz schreibt vor, was erfasst werden muss (Art. 73 Abs. 1 lit. c - h ArGV 1):
Ihr Arbeitgeber kann das Erfassen der Arbeitszeit Ihnen überlassen. Er muss Ihre Arbeitszeiterfassung aber bestätigen (in der Regel monatlich) und Ihnen ein geeignetes Instrument zur Verfügung stellen.
Es spricht nichts dagegen, dass Sie für sich selbst Ihre Arbeitszeit erfassen. Das ist primär dann ratsam, falls sich Ihr Arbeitgeber weigert, Ihre Arbeitszeit zu erfassen oder wenn Sie den Verdacht hegen, dass die Erfassung ungenau bzw. fehlerhaft ist. Hilfsinstrumente zur Erfassung Ihrer Arbeitszeit finden Sie unter Tools zur Zeiterfassung.
Das müssen Sie mit Ihrem Arbeitgeber vereinbaren. Logischerweise ist nichts anderes möglich, als dass Sie die Arbeitszeit selbst erfassen. Überstunden sollten Sie sich vom Arbeitgeber bestätigen lassen.
Nein. Grundsätzlich muss die Arbeitszeit erfasst werden. Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht sieht das Gesetz nur bei Angestellten vor, die mehr als 120'000 Franken pro Jahr verdienen und über die Hälfte ihrer Zeit selbst einteilen können (Art. 73a Abs. 1 ArGV 1). Darüber hinaus muss die Befreiung von der Zeiterfassungspflicht im Rahmen eines Gesamtarbeitsvertrags geregelt sein.
Das geht nicht. Die Unterzeichnung einer solchen Einverständniserklärung ist ungültig (auch ohne Androhung einer Kündigung).
Es besteht die Möglichkeit einer vereinfachten Arbeitszeiterfassung. Arbeitnehmende, die an dieser Form der Zeiterfassung interessiert sind, können individuell mit Ihrem Arbeitgeber schriftlich vereinbaren, dass sie nur die täglich geleistete Arbeitszeit erfassen. Diese Regelung gilt nur für Kleinunternehmen mit weniger als 50 Angestellten. In der schriftlichen Vereinbarung muss auf die Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen hingewiesen werden.
Des Weiteren verpflichtet sich der Arbeitgeber ein jährliches Endjahresgespräch mit den Arbeitnehmenden zur Arbeitsbelastung zu führen. Dieses Gespräch muss er schriftlich festhalten.
Ja. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Ihnen hierfür ein geeignetes Instrument zur Verfügung zu stellen.
Für Angestellte ohne Kaderfunktion ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht und liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers! Daran ändert auch ein Vertrag nichts.
Sofern vertraglich vereinbart, können Sie die Überstunden pauschal mit einer zusätzlichen Ferienwoche kompensieren (Art. 321c OR).
Das ist eine schwere Anschuldigung. Ihr Arbeitgeber muss die Behauptung nachweisen. Wenn sie stimmen sollte, liegt hier eine schwerwiegende Verletzung des Arbeitsvertrags vor, die zu einer (fristlosen) Kündigung führen kann.